Abteilung Verwaltung
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Abteilung Verwaltung
Wir, die Abteilung Verwaltung, üben bei ILF Austria eine bereichsübergreifende Funktion aus, die in sehr viele Prozesse involviert ist. Im Daily Business unterstützen wir vor allem unser Management und die Fachabteilungen mit den Führungskräften und Mitarbeiter:innen bei ihrer täglichen Projektarbeit und damit bei der Erfüllung des Kerngeschäfts. Wir versuchen täglich, einen konstanten und organisierten Fluss von Informationen innerhalb von ILF aufrechtzuhalten.
Das Aufgabenspektrum der gesamten Abteilung ist sehr breit gefächert und auf vier Gruppen verteilt.
• Die Kolleg:innen der Gruppe Buchhaltung & Einkauf kümmern sich zuverlässig und eigenverantwortlich um die vollständige Dokumentation aller relevanten Geschäftsfälle – von der Bestellung bis zur Bezahlung. Die termingerechte und korrekte Bearbeitung liefert wichtige Bausteine für das interne und externe Reporting.
• Die Kolleg:innen des Controllings sind Business-Partner:innen in der Organisation, die proaktiv in den Dialog mit den Abteilungen gehen. Dadurch wird eine hohe Datenqualität gewährleistet und betriebswirtschaftliche Transparenz geschaffen, um verlässliche Analysen und Prognosen zu erstellen, die zu einer ergebnisorientierten Unternehmenssteuerung beitragen.
• Die Kolleg:innen der Personalverrechnung sind für die ordnungsgemäße und fristgerechte Gehaltsabrechnung verantwortlich. Sie sind Ansprechpartner:innen für Geschäftsführung, Führungskräfte und Belegschaft bei abrechnungsrelevanten, arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Themen.
• Die Kolleg:innen der HR (Human Resources) sind Business-Partner:innen für die gesamte Organisation mit dem gemeinsamen Fokus auf eine hohe Mitarbeiter:innenzufriedenheit. Die Beratungs- & Service-Leistungen entsprechen mit den Themenschwerpunkten Recruiting & Onboarding, Personalentwicklung inkl. Nachfolgeplanung, Employer Branding und Exitmanagement den Phasen entlang des gesamten Employee Lifecycle.
Unsere Abteilung hat ca. 35 Mitarbeiter:innen. Ich arbeite dabei mit Führungskräften und Expert:innen der verschiedenen Fachbereiche zusammen. Es handelt sich um zertifizierte Finanzbuchhalter:innen, Personalverrechner:innen und Steuerberater:innen sowie um Controller:innen, Einkäufer:innen und HR-Mitarbeiter:innen. Nicht zu vergessen auch unsere Teamassistent:innen, welche sich um die Belange all unserer Gruppen kümmert.
“Besonders stolz macht mich das harmonische Miteinander. Wir sind ein bunt gemischtes Team, in dem alle Altersgruppen, verschiedene Nationen und verschiedene Berufsgruppen vereint sind. Trotz der vermeintlichen Unterschiede begegnen wir uns offen und mit Respekt, unterstützen uns gegenseitig und können uns aufeinander verlassen. Stolz macht mich auch das hohe Maß an Flexibilität und Einsatzbereitschaft, mit welchem wir gemeinsam den täglichen Herausforderungen im Daily Business begegnen.“
Philipp Oberladstätter
Department Manager – Administration
DAS SAGEN UNSERE MITARBEIT:INNEN
“Erfolg in meiner täglichen Arbeit bedeutet für mich bzw. für uns im ganzen Team, wenn wir einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter bei einem Problem helfen konnten und uns am Ende eines Telefonats oder eines Besuchs in unserem Büro ein “Vielen lieben Dank, was würden wir nur ohne euch machen” zu Ohren kommt – einfach ein tolles Gefühl, von seinen Kolleginnen und Kollegen so wertgeschätzt zu werden.”
Sara K.
Payroll Accountant
“Als verantwortungsvolle Schnittstelle der einzelnen Abteilungen, dem Management und der Verwaltung sind spannende und herausfordernde Aufgaben unser Alltag. Unser Teamspirit ist hier besonders wichtig und zeichnet sich durch viele abwechslungsreiche, auch private Teambuildings aus und lässt uns unsere Tätigkeiten gemeinsam meistern.”
Vanessa W.
Controller
“Eine besondere Freude ist, dass für gute Leistungen Excellence Awards vergeben werden und diese auch in einem feierlichen Rahmen überreicht werden. Auch schätze ich die zwischenmenschlichen Interaktionen zu den verschiedensten Standorten und Nationalitäten. Auf ein gutes Arbeitsklima wird bei uns sehr viel Wert gelegt.”
Claudia R.
Purchasing Specialist
“Besonders schätze ich an meiner Arbeit die Vielseitigkeit meiner Aufgaben, den freundlichen und höflichen Kontakt in unserem Haus, unsere hellen Büros und auch die gemeinsamen Aktivitäten innerhalb der Abteilung sowie am Standort, um das Miteinander zu fördern.”
Sandra S.
Team Assistant
“Am nettesten finde ich, obwohl hier bei ILF so viele verschiedene Personen und Charaktere arbeiten, dass wir trotzdem alle gut harmonieren, auf uns schauen und uns alle verstehen. Ich finde, wir sind eine tolle Gruppe!”
Romana R.
HR Assistant
“Wir haben die Möglichkeit, auch als Buchhaltung länderübergreifend arbeiten zu können, und dürfen damit auch viel Erfahrung mit ausländischen Steuerthemen sammeln.”
Martin N.
Accountant
INTERESSANTES
VIELLEICHT INTERESSIERT DICH, DASS WIR …
- für 950 Projekte laufend Analysen machen, um eine ergebnisorientierte Projektsteuerung zu ermöglichen.
- in 5 Ländern monatlich eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung sicherstellen und damit für mehr als 680 zufriedene Mitarbeiter:innen sorgen.
- jährlich ca. 500 Bewerbungsgespräche weltweit führen, um erfreulicherweise viele der Bewerber:innen später beim Onboarding zu begleiten und damit ILF im Wachsen unterstützen.
- jährlich mehr als 8.000 Lieferantenrechnungen verbuchen, in den Genehmigungslauf schicken und anschließend fristgerecht überweisen, um als verlässlicher Vertragspartner zu gelten.
- für dutzende ausländische Projektbetriebsstätten die ertragssteuerliche, lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung vornehmen.
