Datenschutzerklärung Geschäftspartner

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Datenschutzerklärung
für Geschäftspartner

Wir, die ILF Con­sul­ting Engi­neers Aus­tria GmbH („ILF“), als Ver­ant­wort­li­che im Sin­ne der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (Ver­ord­nung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) sind ver­pflich­tet, die gel­ten­den Geset­ze betref­fend Daten­schutz und Datensicherheit,

ins­be­son­de­re die Bestim­mun­gen der DSGVO in der jeweils aktu­ell gül­ti­gen Fas­sung, ein­zu­hal­ten. Die­se Ver­pflich­tung neh­men wir sehr ernst und erwar­ten uns dies auch von unse­ren Geschäftspartnern.

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir ver­ar­bei­ten per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Geschäfts­part­nern zu fol­gen­den Zwecken:

  • Anbah­nung, Abwick­lung und Ver­wal­tung von ver­trag­li­chen und vor­ver­trag­li­chen Geschäfts­be­zie­hun­gen (z. B. zur Teil­nah­me an Aus­schrei­bun­gen, Abwick­lung von Auf­trä­gen, Erbrin­gung von Dienst­leis­tun­gen, Inan­spruch­nah­me von Leis­tun­gen Drit­ter, Abwick­lung des Zah­lungs­ver­kehrs und For­de­rungs­ma­nage­ment, Buchhaltung)
  • Kom­mu­ni­ka­ti­on mit (zukünf­ti­gen) Geschäfts­part­nern betref­fend sons­ti­ger pro­jekt­be­zo­ge­ner Anfragen
  • Ein­hal­tung von recht­li­chen Ver­pflich­tun­gen (z. B. Ein­hal­tung der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten im Sin­ne des UGB, der BAO); Gel­tend­ma­chung, Aus­übung und Ver­tei­di­gung von Rechtsansprüchen
  • Effi­zi­en­te inter­ne Ver­wal­tung von Geschäfts­part­nern (Füh­rung eines effi­zi­en­ten Kun­den- und Lie­fe­ran­ten­ver­wal­tungs­sys­tems) inner­halb der Unternehmensgruppe
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Kategorien verarbeiteter Daten

Wir ver­ar­bei­ten für die vor­ge­nann­ten Zwe­cke fol­gen­de Kate­go­rien per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten:

  • Beruf­li­che Kon­takt­da­ten (Name, Funk­ti­on, Titel, Stand­ort der Kon­takt­per­son) von Geschäfts­part­nern samt Fir­men­wort­laut und Bezeich­nung des Unter­neh­mens, Unter­neh­mens­struk­tur, beruf­li­che Tele­fon- und Fax­num­mer, beruf­li­che E Mail­adres­se, UID-Num­mer des Unternehmens
  • Ver­trags- und Zah­lungs­da­ten (Kon­to­in­ha­ber, Name der Bank, BIC, IBAN) sowie sämt­li­che Anga­ben, die zur Abwick­lung des Zah­lungs­ver­kehrs benö­tigt werden
  • Daten für das inter­ne Com­pli­an­ce Manage­ment Sys­tem (Name, Adres­se, Fir­men­buch­aus­zug, Gewer­be­re­gis­ter­aus­zug, Geburts­da­tum, Staats­bür­ger­schaft, Bank­ver­bin­dung, Aus­weis­ko­pie, Steuernummer)
  • Ande­re per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von (zukünf­ti­gen) Geschäfts­part­nern, deren Ver­ar­bei­tung für die Anbah­nung, Abwick­lung und Ver­wal­tung von Geschäfts­be­zie­hun­gen erfor­der­lich ist oder die frei­wil­lig bekannt gege­ben wer­den, wie bis­her durch­ge­führ­te Auf­trä­ge, Lie­fer­mo­da­li­tä­ten, Pro­jekt­in­for­ma­tio­nen, Kor­re­spon­den­zen oder wei­te­re Daten zur Zusammenarbeit
  • Abge­se­hen von den vor­an­ge­führ­ten Daten, die bei den betrof­fe­nen Per­so­nen selbst erho­ben und ver­ar­bei­tet wer­den, kön­nen zusätz­lich fol­gen­de Kate­go­rien per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten in öffent­lich zugäng­li­chen Daten­ban­ken erho­ben und ver­ar­bei­tet wer­den: Fir­men­buch­da­ten, Gewer­be­re­gis­ter­da­ten, Grund­buchs­da­ten, Mel­de­da­ten, Insol­venz­da­ten, Straf­re­gis­ter­da­ten, Bonitätsdaten

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechts­grund­la­gen für die Daten­ver­ar­bei­tun­gen zu vor­ge­nann­ten Zwe­cken sind:

  • Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist die Ver­ar­bei­tung zur Erfül­lung eines Ver­tra­ges, des­sen Ver­trags­par­tei die betrof­fe­nen Per­so­nen (bzw. das Unter­neh­men, des­sen Mit­ar­bei­ter die betrof­fe­nen Per­so­nen sind) sind oder zur Durch­füh­rung vor­ver­trag­li­cher Maß­nah­men erfor­der­lich, die auf Anfra­ge der betrof­fe­nen Per­so­nen (bzw. des Unter­neh­mens, des­sen Mit­ar­bei­ter die betrof­fe­nen Per­so­nen sind) erfol­gen oder
  • gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ist die Ver­ar­bei­tung zur Erfül­lung recht­li­cher Ver­pflich­tun­gen, denen ILF unter­liegt (ins­be­son­de­re Ein­hal­tung der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten im Sin­ne des UGB, BAO) erfor­der­lich oder
  • gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist die Ver­ar­bei­tung zur Wah­rung der berech­tig­ten Inter­es­sen von ILF oder Drit­ten erforderlich

Soweit die Ver­ar­bei­tung auf den Rechts­grund der Wah­rung der berech­tig­ten Inter­es­sen von ILF gestützt wird, besteht das Inter­es­se von ILF bzw. sei­ner ver­bun­de­nen Unter­neh­men und etwai­ger ande­rer Über­mitt­lungs­emp­fän­ger dar­in, ein effi­zi­en­tes Kun­den- und Lie­fe­ran­ten­ver­wal­tungs­sys­tem betrei­ben zu können.

Die Nicht­be­reit­stel­lung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten kann ver­schie­de­ne Fol­gen haben, z. B. dass die Leis­tung nicht ord­nungs­ge­mäß erbracht wer­den kann, ein Ver­trag nicht geschlos­sen wer­den kann bzw. die Ver­ant­wort­li­chen den Ver­trag nicht erfül­len oder ein Ange­bot erstel­len kön­nen. Bei recht­mä­ßi­ger Ein­ho­lung einer Ein­wil­li­gung der betrof­fe­nen Per­so­nen kann eine Daten­ver­ar­bei­tung auch auf­grund die­ser Rechts­grund­la­ge erfol­gen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Übermittlung & Weitergabe personenbezogener Daten

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten wer­den grund­sätz­lich nur inso­weit an ande­re Ver­ant­wort­li­che über­mit­telt, als dies zur Ver­trags­er­fül­lung bzw. Pro­jekt­ab­wick­lung erfor­der­lich ist oder ILF ein berech­tig­tes Inter­es­se an der Wei­ter­ga­be hat oder die betrof­fe­nen Per­so­nen ihre Ein­wil­li­gung dazu gege­ben haben. Kate­go­rien von Emp­fän­gern gemäß Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO kön­nen sein:

  • Ver­bun­de­ne Unter­neh­men von ILF
  • Auf­trags­ver­ar­bei­ter
  • Behör­den
  • Ban­ken
  • Rechts- und Steu­er­be­ra­ter sowie Sach­ver­stän­di­ge zur Gel­tend­ma­chung, Aus­übung oder Ver­tei­di­gung von Rechtsansprüchen
  • Wirt­schafts­prü­fungs­ge­sell­schaf­ten zur Erfül­lung von Rechnungslegungspflichten

Soll­ten sich oben beschrie­be­ne Emp­fän­ger in Län­dern außer­halb der Euro­päi­sche Uni­on („EU“) befin­den, in denen das anwend­ba­re Recht nicht das glei­che Schutz­ni­veau wie in der EU vor­sieht, wer­den per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten gemäß der gesetz­li­chen Vor­ga­ben nur dann über­mit­telt, wenn für das Dritt­land ein Ange­mes­sen­heits­be­schluss der Euro­päi­schen Kom­mis­si­on (Art. 45 Abs. 3 DSGVO) vor­liegt, mit dem Emp­fän­ger geeig­ne­te Garan­tien ver­ein­bart wur­den (Art. 46 DSGVO), ver­bind­li­che inter­ne Daten­schutz­vor­schrif­ten (Art. 47 DSGVO) vor­lie­gen oder eine Aus­nah­me gemäß Art. 49 DSGVO zur Anwen­dung gelangt.

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen sowie gege­be­nen­falls eine Kopie der umge­setz­ten Maß­nah­men erhal­ten sie über den unten ange­ge­be­nen Kontakt.

Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO ste­hen den betrof­fe­nen Per­so­nen fol­gen­de Betrof­fe­nen­rech­te (mit den in den jewei­li­gen Bestim­mun­gen vor­ge­se­he­nen Aus­nah­men) zu: Recht auf Aus­kunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berich­ti­gung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Daten­über­trag­bar­keit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Wider­spruch gegen die Ver­ar­bei­tung (Art. 21 DSGVO), Recht auf Beschwer­de bei der Auf­sichts­be­hör­de (Art. 77 DSGVO).

Soll­te die Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten auf Basis einer Ein­wil­li­gung erfol­gen, so kann die­se Ein­wil­li­gung jeder­zeit ohne Anga­be von Grün­den wider­ru­fen wer­den. Die Recht­mä­ßig­keit der auf­grund der Ein­wil­li­gung bis zum Wider­ruf durch­ge­führ­ten Arbei­ten wird davon nicht berührt.

Speicherdauer

Wir spei­chern per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten grund­sätz­lich nur solan­ge, wie dies zur Zwecker­fül­lung erfor­der­lich ist. Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von betrof­fe­nen Per­so­nen wer­den daher gelöscht, soweit die­se zur Erfül­lung des Zwe­ckes der Ver­ar­bei­tung nicht mehr erfor­der­lich sind und kei­ne gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten oder die Gel­tend­ma­chung, Aus­übung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­an­sprü­chen durch ILF einer Löschung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten entgegenstehen.

Zu beach­ten sind in die­sem Zusam­men­hang jeden­falls die steu­er­recht­li­che Auf­be­wah­rungs­pflicht nach § 132 Abs. 1 BAO, die Auf­be­wah­rungs­pflicht § 212 UGB von 7 Jah­ren sowie die abso­lu­te Ver­jäh­rungs­frist von maxi­mal 40 Jah­ren (§§ 1478 ABGB, 1485 Abs. 1 ABGB) für die Gel­tend­ma­chung von Schadenersatzansprüchen.

Kontakt

Bei Fra­gen oder Anlie­gen zur Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten sowie zur Gel­tend­ma­chung zuvor genann­ter Rech­te sind wir unter fol­gen­den Kon­takt­da­ten erreichbar:

ILF Con­sul­ting Engi­neers Aus­tria GmbH
Feld­kreuz­stra­ße 3
A‑6063 Rum bei Inns­bruck / Öster­reich
Fir­men­buch­num­mer: FN 106300z
Tel. +43/512/2412–0
E‑Mail: privacy.aut@ilf.com

 

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als ver­ant­wor­tungs­be­wuss­tes Unter­neh­men ver­zich­ten wir auf eine auto­ma­ti­sier­te Ent­schei­dungs­fin­dung oder ein Profiling.

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