Datenschutzerklärung Bewerber:innen

Datenschutzerklärung
für Bewerber:innen

Wir, die ILF Consulting Engineers Austria GmbH („ILF“), als Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) sind verpflichtet, die geltenden Gesetze betreffend Datenschutz und Datensicherheit, insbesondere die Bestimmungen der DSGVO in der jeweils aktuell gültigen Fassung, einzuhalten.
Diese Verpflichtung nehmen wir sehr ernst und informieren hier über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen zu folgenden Zwecken:

• Durchführung des Bewerbungsprozesses, um eine optimale Stellenbesetzung innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten und Personalverwaltung zu betreiben;
• Verarbeitung für alternative Stellenangebote; wenn sich im Rahmen des Bewerbungsprozesses herausstellt, dass andere offene Positionen der ILF besser passen, als die Position auf die Sie sich beworben haben und Sie Ihre vorherige, jederzeit widerrufbare Einwilligung hierzu erteilt haben;
• Evidenzdatenbank; die Aufnahme in die Evidenzdatenbank erfolgt nur, wenn Sie Ihre vorherige, jederzeit widerrufbare Einwilligung hierzu erteilt haben. Die Evidenzdatenbank dient dazu, mit Bewerber:innen in Kontakt zu bleiben. Aufgrund Ihrer Einwilligung können Daten auch an andere ILF-Gesellschaften weitergegeben werden. Bewerber:innen, die in die Evidenzdatenbank aufgenommen wurden, können bei Freiwerden einer passenden Position hierüber kontaktiert und informiert werden;

Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten für die vorgenannten Zwecke folgende personenbezogene Daten:

• Anrede, Name, Titel, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mailadresse, Nationalität, Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, Schul- und Hochschulausbildung, Arbeitszeugnisse, Unterlagen über Weiterbildungen, beruflicher Werdegang, Fotos, Arbeitsproben, angestrebte Beschäftigung, gewünschter Einsatzort, Gehaltswunsch, Beginn der angestrebten Beschäftigung/frühestes Eintrittsdatum, Sprachkenntnisse, Analyseergebnisse, Gesprächsnotizen, Bewerberquelle, Art der Bewerbung (Online, E-Mail etc.), Status der Bewerbung, Bemerkungen, Historie der Bewerbung (Datum, Uhrzeit, Anmerkungen), Korrespondenz mit dem Bewerber, Einschätzung inwieweit der Bewerber die geforderten Anforderungen erfüllt, Einwilligungserklärung.

• Diese Daten erhalten wir:

– aus öffentlichen Quellen, ILF behält sich vor, Informationen aus Businessplattformen, wie XING und LinkedIN zur Evaluierung von Angaben heranzuziehen. Es werden hierzu die Angaben aus Ihren Bewerbungsunterlagen zu Ihrem Lebenslauf, Schul- und Hochschulausbildung, Weiterbildung und beruflichen Werdegang auf XING und LinkedIN verglichen und diese Daten gespeichert.
– von externen Personalberatern („Recruiter“),
– im Zuge des Bewerbungsprozesses, in dem Sie uns die Daten selbst zur Verfügung stellen oder
– durch Gesprächsnotizen während den Bewerbungsgespräches.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen zu vorgenannten Zwecken sind:

• gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen von ILF erforderlich. Das berechtigte Interesse besteht darin, einen effizienten Bewerbungsprozess und eine optimale Stellenbesetzung zu gewährleisten;
• gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen notwendig;

• bei rechtmäßiger Einholung einer Einwilligung der betroffenen Personen zur Verarbeitung für alternative Stellenangebote und/oder Evidenzhaltung kann eine Datenverarbeitung auch aufgrund dieser Rechtsgrundlage erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Übermittlung & Weitergabe personenbezogener Daten

Sofern dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO) übermitteln:

• Verbundene Unternehmen von ILF
• Auftragsverarbeiter

Sollten sich oben beschriebene Empfänger:innen in Ländern außerhalb der Europäischen Union („EU“) befinden, in welchen das anwendbare Recht nicht das gleiche Schutzniveau wie in der EU vorsieht, werden personenbezogene Daten gemäß der gesetzlichen Vorgaben nur dann übermittelt, wenn für das Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 Abs. 3 DSGVO) vorliegt, mit dem Empfänger geeignete Garantien vereinbart wurden (Art. 46 DSGVO), verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 47 DSGVO) vorliegen oder eine Ausnahme gemäß Art. 49 DSGVO zur Anwendung gelangt. Weitere Informationen sowie gegebenenfalls eine Kopie der umgesetzten Maßnahmen erhalten sie über den unter Punkt 7 angegebenen Kontakt.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogene Daten entweder
(i.) für die Dauer von 7 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses oder
(ii.) bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung (für den Fall, dass Sie Ihre Einwilligung dazu erteilt haben, dass wir Ihre Bewerbung in Evidenz halten und/oder für alternative Stellenangebote verarbeiten),

maximal jedoch für die Dauer von 6 Jahren.  

Hiervon unabhängig speichern wir Ihre Daten solange (i.) gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder (ii.) etwaige rechtliche Ansprüche noch nicht verjährt sind, für deren Geltendmachung oder deren Abwehr die personenbezogenen Daten benötigt werden.

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein automatisiertes Profiling.

Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO stehen den betroffenen Personen folgende Betroffenenrechte (mit den in den jeweiligen Bestimmungen vorgesehenen Ausnahmen) zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Sollte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Basis einer Einwilligung erfolgen, so kann diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf durchgeführten Arbeiten wird davon nicht berührt.

Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie zur Geltendmachung zuvor genannter Rechte sind wir unter folgenden Kontaktdaten erreichbar: