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Allrounder:in Administration 80% - 100% (m/w/d)


Niederlassung:

 

ILF Switzerland, Office Zürich, Schweiz

Verfügbar ab:

 

16.05.8620


Stellenbeschreibung:

   Empfang und Sekretariat

-Sie sind der erste Anlaufpunkt für interne und externe Stellen und sorgen für einen angenehmen Empfang unserer Gäste
-Allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung (Protokollführung, Führung Pendenzenliste, Korrespondenz, Terminkoordination, Reiseorganisation etc.)
-Organisieren von Firmen-/ Kundenevents
-Erstellung von Präsentationen und Protokollen, Organisation und Koordination von Sitzungen, Bearbeitung der Post und Emails, allg. Büroorganisation

Projektadministration

-Sie unterstützen und entlasten die Fachbereichsleiter:innen bei sämtlichen administra-tiven Tätigkeiten in Zusammenhang mit den Projekten
-Unterstützung bei Akquisitionen und Ausschreibungen; Erstellen von Monatsberichten im CRM / ERP System der Firma
-Compliance Beauftragte
-Unterstützung im Bereich Marketing (Fachbroschüren, Webseite, Linkedin, Firmenauftritte an Veranstaltungen, etc.), HSSE, HR, etc.
-Erstellung von projektbezogenen Berichten sowie Mitarbeit im Reporting; Rappor-tieren von Projektaufwänden
-Handling von Qualitäts- und Projektdokumentationen
-Unterstützung in allen Bereichen der Projektarbeit (Dokumentenhandling, Bearbei-tung Projektstatus, führen und koordinieren von Pendenzen- und Kontrolllisten)
-Führen von Projektablagen, Verwalten von Dokumentenmanagementsystemen
-Erstellen, redigieren und layouten von Dokumenten und Präsentationen



Fähigkeiten, Erfahrung, Ausbildung:

   
-Abgeschlossene Ausbildung Kaufmann/Kauffrau EFZ
-Eine Weiterbildung als Projektassistenz ist von Vorteil
-Mind. 2-3 Jahre Erfahrung in der Administration/Projekte
-Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
-Sprachkenntnisse: Deutsch Muttersprache oder sehr gute Kenntnisse mündlich und schriftlich; Englisch gute Kenntnisse mündlich und schriftlich
-Versierter Umgang mit den heutigen MS-Office Programmen (besonders gute Excel-Kenntnisse)
-Sie sind eine initiative, selbständige und teamfähige Persönlichkeit
-Erfahrung in der Baubranche von Vorteil (Ingenieur/Architektur)



Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an:

   ILF Beratende Ingenieure AG
Frau Iris Helbling Villiger
Abteilung Sekretariat
Flurstrasse 55
8048 Zürich

Tel: +41 (44) 43 53 - 760
Fax:

eMail: iris.helbling@ilf.com



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